Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Digital Mind Solutions LTD (marka DMS), spółka zarejestrowana w Anglii i Walii pod numerem CRN 12321738, z siedzibą pod adresem: Office 7792, 182-184 High Street North, East Ham, London E6 2JA, Wielka Brytania.

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych napisz na: hello@insidedms.com.

Ponieważ kierujemy ofertę do firm i osób w Polsce, stosujemy zarówno unijne RODO (Rozporządzenie (UE) 2016/679), jak i brytyjskie UK GDPR oraz Data Protection Act 2018.

2. Jakie dane zbieramy i po co

Formularz kontaktowy („Zostaw numer, oddzwonimy”)

Dane: imię, numer telefonu, adres e-mail, nazwa firmy lub adres strony WWW (co najmniej jedno z nich), krótki opis firmy i celu, a jeśli je zaznaczysz: wybrane usługi. Do tego dane techniczne zgłoszenia: adres IP, typ przeglądarki (User-Agent), data i godzina wysłania.
Cel: oddzwonienie, odpowiedź na zapytanie i przygotowanie ewentualnej oferty. Po wysłaniu formularza wysyłamy na podany adres jeden mail z prośbą o potwierdzenie zgłoszenia. Dzięki temu wiemy, że adres należy do osoby, która wypełniła formularz. Potwierdzenie jest dobrowolne, a mail nie zapisuje Cię na żadną listę.
Podstawa prawna: podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji z firmami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Zaznaczenie zgody w formularzu potwierdza, że zapoznałeś się z tymi zasadami.
Jak długo: do zakończenia rozmów, a potem nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu. Dłużej tylko wtedy, gdy wymagają tego przepisy albo jest to potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeśli podpiszemy umowę, dane przechowujemy przez czas jej trwania i okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Ochrona formularza przed spamem (Cloudflare Turnstile)

Dane: przy wysyłaniu formularza usługa Cloudflare Turnstile sprawdza, czy formularz wypełnia człowiek. Przetwarza w tym celu sygnały techniczne przeglądarki, m.in. adres IP, odcisk połączenia TLS, nagłówek User-Agent i adres strony.
Cel: ochrona przed botami, spamem i nadużyciami. Dodatkowo nasz serwer ogranicza liczbę zgłoszeń z jednego adresu IP i odrzuca wiadomości o cechach typowych dla spamu, np. z dużą liczbą linków. Wiadomości wyglądające na przypadkowy tekst, próbę wyłudzenia lub ofertę handlową oznaczamy do ręcznego sprawdzenia. W tym celu serwer sprawdza też w publicznym systemie nazw domen (DNS), czy podana strona WWW i domena adresu e-mail istnieją. Decyzję o odpowiedzi zawsze podejmuje człowiek.
Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes w zabezpieczeniu strony i skrzynki pocztowej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Jak długo: zapisujemy w logach tylko wynik weryfikacji i powód ewentualnego odrzucenia, bez imienia, telefonu, e-maila i treści wiadomości. Logi przechowujemy do 30 dni.

Dane: adres e-mail, opcjonalnie imię, informacja o zgodzie (data i źródło zapisu), język.
Cel: wysyłka newslettera raz w miesiącu, najwyżej dwa razy.
Podstawa prawna: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zapis działa w modelu double opt-in: subskrypcja zaczyna się dopiero po kliknięciu linku w mailu potwierdzającym.
Jak długo: do wypisania się lub cofnięcia zgody. Informację o udzielonej zgodzie możemy przechowywać dłużej, aby wykazać, że ją otrzymaliśmy.
Wypis: link w każdym newsletterze albo mail na hello@insidedms.com. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wysyłek sprzed cofnięcia.

Logi serwera

Dane: adres IP, data i godzina, adres odwiedzonej strony, typ przeglądarki.
Cel: bezpieczeństwo i diagnostyka techniczna strony.
Podstawa prawna: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Jak długo: do 30 dni, potem są automatycznie usuwane.

Czcionki i analityka

Czcionki ładujemy z naszego serwera, więc Twoja przeglądarka nie łączy się przy tym z serwerami zewnętrznymi, np. Google.
Nie używamy narzędzi analitycznych ani reklamowych, takich jak Google Analytics, Meta Pixel czy Microsoft Clarity. Jeśli to się zmieni, najpierw zaktualizujemy tę politykę i politykę cookies.

3. Komu przekazujemy dane

Dane powierzamy tylko firmom, które pomagają nam prowadzić stronę i komunikację, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych:

Dostawca	Do czego	Gdzie
Mailgun Technologies, Inc. (grupa Sinch)	wysyłka zgłoszeń z formularza na naszą skrzynkę i maila z prośbą o potwierdzenie zgłoszenia	USA
Sendinblue SAS (Brevo)	newsletter i mail z potwierdzeniem zapisu	UE (Francja, Niemcy, Belgia)
Cloudflare, Inc.	weryfikacja Turnstile	USA i globalna sieć serwerów
Google LLC (Gmail)	kopia zgłoszeń z formularza w skrzynce pocztowej	USA i inne kraje
ultimahost.pl Szeliga sp.j. (webh.pl), Łódź	serwer, na którym działa strona i formularz	Polska

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich innym firmom w celach marketingowych.

4. Przekazywanie danych poza EOG

Wielka Brytania: Komisja Europejska uznała, że Wielka Brytania zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych. Decyzję odnowiono 19 grudnia 2025 r. i obowiązuje ona do 27 grudnia 2031 r. Dlatego przekazanie danych z Polski do naszej spółki w Londynie nie wymaga dodatkowych zabezpieczeń.
USA: Mailgun, Cloudflare i Google uczestniczą w programie EU-U.S. Data Privacy Framework i jego rozszerzeniu dla Wielkiej Brytanii. Komisja Europejska uznała ten program za zapewniający odpowiedni poziom ochrony. Jeśli dostawca przestanie w nim uczestniczyć, stosujemy standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję.

5. Twoje prawa

Masz prawo:

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
sprostowania nieprawidłowych danych,
usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
ograniczenia przetwarzania,
przeniesienia danych,
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
cofnięcia zgody w dowolnym momencie (dotyczy newslettera).

Napisz na hello@insidedms.com. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.

Możesz też złożyć skargę do organu nadzorczego:

w Polsce: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl,
w Wielkiej Brytanii: Information Commissioner’s Office (ICO), ico.org.uk.

6. Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne. Bez imienia, telefonu, adresu e-mail, nazwy firmy lub strony WWW i krótkiego opisu nie możemy jednak oddzwonić ani odpowiedzieć na zgłoszenie, a bez adresu e-mail nie możemy wysyłać newslettera.

7. Profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie profilujemy Cię. Automatyczne filtry antyspamowe w formularzu oceniają tylko techniczne cechy zgłoszenia, aby odróżnić ludzi od botów.

8. Zmiany polityki

Gdy zmienią się narzędzia albo zasady przetwarzania danych, zaktualizujemy tę stronę i datę poniżej.